Bạn có đang viết dài, viết dai nhưng nội dung thì cứ sai sai không?

Thực tế, 80% vấn đề trong công việc không nằm ở kỹ năng chuyên môn, mà nằm ở tư duy thiếu rõ ràng. Đó là lý do vì sao nhiều bạn viết báo cáo, soạn email hay trình bày dự án dù câu từ rất mượt mà nhưng sếp vẫn trả về kèm một câu: "Anh/chị chưa hiểu em muốn nói gì?".

Vấn đề không phải là bạn viết chưa hay, mà là bạn đang viết dài nhưng không chắc ý, khiến người tiếp nhận (sếp, khách hàng, đồng nghiệp) bị lạc lối ngay từ những dòng đầu tiên.

Bài viết này sẽ giúp bạn hình dung tại sao nỗ lực của bạn chưa mang lại kết quả. Trước khi đi đến giải pháp (vốn rất đơn giản và dễ thực hiện), hãy cùng phân tích "mạch logic cồng kềnh" – thứ đang âm thầm giết chết bài viết của bạn.

Hãy nhìn vào một ví dụ thực tế từ bài thực hành về chủ đề "Lợi ích của việc đọc sách" mà mình từng nhận được. Nhìn bề ngoài, bài viết gần 1.000 chữ này rất ổn áp với câu từ trau chuốt, nhưng mạch logic lại là một "mê cung" thực sự:

• Đoạn 1 (Đang nói về kiến thức): "Sách là kho tàng tri thức vô tận của nhân loại..." (Nghe rất uy tín, người đọc đang chuẩn bị tâm thế để mở mang đầu óc).

• Đoạn 2 (Bỗng nhiên đi... họp lớp): "Nhắc đến sách, mình lại nhớ buổi chiều ghé tiệm sách cũ tình cờ gặp lại bạn cấp 3, hai đứa ngồi cafe ôn lại kỷ niệm xưa..." (Người đọc bắt đầu hoang mang: Ơ, thế là đang nói về sách hay về tình bạn?).

• Đoạn 3 (Quay sang... than nghèo): "Tuy nhiên, giá sách mới hiện nay quá đắt, 150k một cuốn là bài toán đau đầu với sinh viên..." (Người đọc lúc này thực sự "sang chấn": Tóm lại là bạn muốn tôi đọc sách, hay muốn tôi đi tìm việc làm thêm để có tiền mua sách?).

Kết quả là bài viết giống như một nồi lẩu thập cẩm mà chính "đầu bếp" cũng không biết vị chủ đạo là gì. Thông điệp bị mờ nhạt, và người đọc thì kiệt sức vì phải liên tục "bẻ lái" theo tác giả.

Từ ví dụ phía trên, chúng ta có thể gọi tên 3 lỗi kinh điển mà nhiều người đang mắc phải:

1. Lỗi "Tham lam" (Over-inclusion): Thấy cái gì hay cũng muốn nhét vào (chuyện họp lớp, chuyện giá sách...) mà quên mất mục tiêu ban đầu của bài viết (viết cho ai, để giải quyết việc gì?).

2. Lỗi "Đứt mạch" (Incoherence): Các ý không có sự kết nối. Đoạn A không làm tiền đề cho đoạn B, khiến người đọc phải tự chắp vá thông tin.

3. Lỗi "Mơ hồ" (Vagueness): Chính người viết cũng không xác định được "thông điệp duy nhất" mình muốn gửi gắm là gì, dẫn đến việc viết rất dài nhưng không có trọng tâm.

Giải pháp không nằm ở việc bạn học thêm nhiều từ mỹ miều, mà ở việc tư duy rõ ràng. Bạn hoàn toàn có thể biến một nội dung 1.000 chữ lan man thành 500 chữ có trọng tâm chỉ với 3 bước:

1. Tách ý: Liệt kê tất cả những gì bạn đang định nói ra nháp.

2. Gom ý: Nhóm những ý có liên quan lại với nhau.

3. Chọn trọng tâm: Kiên quyết loại bỏ những thứ "hay nhưng không liên quan".

Tất cả những kỷ niệm về hiệu sách cũ hay chuyện giá sách đắt đỏ bị "trảm" không thương tiếc. Bạn chỉ cần tập trung vào một trục duy nhất, ví dụ như: "Sách là công cụ giúp sinh viên rèn sự tập trung trong thời đại TikTok".

Khi mọi câu chữ đều đổ dồn vào việc giải quyết một bài toán duy nhất, người đọc sẽ gật gù, thông điệp rõ ràng, và quan trọng nhất là bạn sẽ không còn phải nghe câu: "Ủa, tóm lại là em định nói gì vậy?".

Đây cũng chính là mục tiêu cốt lõi mà mình hướng tới trong chương trình Viết sao để không bị sếp sửa: 28 ngày viết rõ – nói đúng – làm việc đỡ bị hiểu sai.

Mục tiêu không phải là để bạn viết dài hơn (vì dài mà rối thì chỉ làm khổ người đọc). Mục tiêu cũng không phải là để bạn viết "hay" ngay lập tức theo kiểu văn chương lai láng. Chúng ta ở đây để làm một việc rất cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng: Biết rõ mình đang nghĩ gì trước khi đặt bút.

Đừng sợ viết ngắn, chỉ sợ viết mà không biết mình đang nói gì, bạn nhé!